מערכת ניהול מסמכים
ינשוף מיועדת לניהול מסמכים בארגונים המבקשים לייעל את העבודה ולחסוך במקום אחסון יקר ע"י אחסון דיגיטאלי וניהול מסמכים ממוחשב, תוך כדי שיתוף ממודר של המידע בארגון. השימוש בינשוף מאפשר לחסוך במקום אחסון, לקצר זמן אחזור מסמכים ולנהל תהליכים עסקיים כגון סבב חתימות ואישורים. כל אלה בנוסף לאפשרות ליצור ולערוך מסמכים בוורד ואקסל ולייבא ולסרוק מסמכים ולשמור אותם בפורמטים שונים בספריות שונות וחלוקה על-פי קריטריונים שונים .
תמיכה במסמכים ממגוון סוגים ומקורות
- תמיכה במאות סוגי מסמכים, לרבות Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD,PDF, HTML וכל סוגי התמונות (מסוג raster) כגון TIF, GIF, JPG
- כל המסמכים מומרים ל-PDF (בנוסף למקור שנשמר) - פורמט סטנדרטי בעולם המאפשר נאמנות מלאה למקור, נעילה מפני שינויים והפצה לכל גורם ללא מגבלת תוכנה ושפה
- סריקה אוטומטית ישירות לתוכנה מכל סורק
- יצירת מסמכי אופיס (כולל 2007) ישירות מהתוכנה, עם אפשרות לשימוש בתבניות מסמכים
- קליטה של הודעות דואר אלקטרוני כמסמכים בתוכנה
- ייבוא דוחות מכל תוכנה כמסמכים בתוכנה
לחץ על התמונה להגדלהממשק משתמש נח ומוכר
- במקום ניווט בתפריטים ובתפריטי משנה מסובכים, המשתמש עובד מול מסך מרכזי אחד. כל הפעולות על המסמכים מתבצעות מהמסך המרכזי באמצעות תפריטים נפתחים נוחים לשימוש
- המסך המרכזי דומה למסך של אאוטלוק, וכל מסמך מוצג בתבנית של תוכנת Adobe Reader המוכרת
- זמן לימוד קצר לתפעול התוכנה
לחץ על התמונה להגדלהאחזור מהיר ויעיל
- מנגנון חיפוש טקסטואלי מתוחכם המבוסס על נתוני הפרופילים ותכני המסמכים. ניתן לבצע חיפוש במסמכים שונים, כגון קובצי וורד, אקסל, PDF, HTML וכן במסמכים סרוקים
- סינון חיפוש באמצעות קריטריונים גמישים לקבלת תוצאות מדויקות יותר ובזמן קצר יותר
- שמירת קריטריוני חיפוש קודמים לשימוש חוזר
לחץ על התמונה להגדלהפרופילי מסמכים דינאמיים
- עיצוב דינאמי של פרופילי המסמכים על ידי המשתמש באופן פשוט וקל
- פרופילי מסמכים (Metadata) הינם שדות נתונים שמצורפים לכל מסמך ומשמשים לתיאור המסמך ולאיתורו באמצעות סינון תוצאות החיפוש. לדוגמה, תאריך הפקה, נושא, סטטוס ועוד
- מגוון סוגי שדות, לרבות בחירה (קומבו), סימון (Checkbox), תאריך,שעה ומספר
- שליטה באופן הקליטה באמצעות הגדרת תכונות לשדות כגון ערך הצבה, חובת קליטה, תנאי עדכון, Tooltip למשתמש ועוד
- ניתן לבנות סוגי פרופילים שונים לקבוצות מסמכים שונות. לדוגמה, למחלקות שונות כגון רכש, מכירות והנה"ח
לחץ על התמונה להגדלה
ניהול גרסאות
- תמיכה בגרסאות מרובות של אותו מסמך ושמירה אוטומטית של פרטי הגרסה, כגון מספר הגרסה, יוצר הגרסה, תאריך יצירת הגרסה ועוד
- יצירה אוטומטית של גרסה חדשה על ידי שכפול הגרסה הקודמת
- הצגת הגרסה הסופית בלבד במסך המרכזי
- נעילת גרסה מפני שינויים לאחר הפצה
ניהול תהליכים עסקיים, משימות ופעילויות
- תמיכה בסוגים שונים של תהליכים לרבות סבב חתימות
- הקצאת משימות ופעילויות (אירועים) הקשורות למסמכים, כגון מטלות לביצוע ופגישות
- תזכורות אוטומטיות לפי משתמש
- ריכוז האירועים ביומן אירועים לכל משתמש עם אפשרות סינון לפי משתתפים, מועד האירוע סטטוס האירוע ועוד
- שיתוף יומני אירועים. למשל, מזכירה יכולה לעדכן אירועים ביומן המנהל
- תאימות לאאוטלוק מבחינת פרטי האירועים ומסך הקליטה
הפצה מבוקרת
- הפצת מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני, תוך הפעלה אוטומטית של אאוטלוק ולוטוס
- שימוש בספר הכתובות של אאוטלוק
- הפצה והדפסה עם חותמות מים. למשל "נאמן למקור"
- הפצה והדפסה עם בר-קוד זיהוי. משמש לקליטת מסמך חוזר, לזיהוי המסמך ולתיוקו האוטומטי. לדוגמה, הצעת מחיר שחוזרת חתומה מהלקוח
- נעילת מסמך שהופץ מפני שינויים או מחיקה
מנגנון אבטחה מקיף
- חסימת פעולות על מסמכים ותיקיות שלמות למשתמשים בודדים או לקבוצות משתמשים
- מערכת הרשאות מקיפה, פשוטה להגדרה ותואמת Windows
- הפרדה בין שני סוגי משתמשים: משתמשים רגילים ומנהלי מערכת. רק מנהל מערכת מורשה לבצע פעולות כגון: עיצוב מערכת, תחזוקה כללית ועוד ...
- תעוד כל פעולות העדכון שבצעו המשתמשים במסמכים בקובץ לוג לשימוש של מנהל מערכת
ועוד
- תצוגה מהירה של כל סוגי המסמכים, ללא צורך בתוכנה שיצרה אותם
- דחיסה אופטימלית של קבצים סרוקים ותמונות שמאפשר חיסכון בשטח דיסק תוך שמירה על איכות גבוהה של המסמכים
- תמיכה בסורק במחשב אחר ברשת או בשרת ב-Terminal\Server
- מחולל דוחות שמאפשר למשתמש להפיק דוחות המבוססים על נתוני המסמכים
- שמירת קבצי המקור של המסמכים שנקלטו בתוכנה, באופן המאפשר גישה ישירה של הלקוח לקובצי המסמכים במקרה הצורך